Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit, können aber oft als zeitraubend und wenig zielführend empfunden werden. Die BG ETEM bietet nützliche Tipps, um Besprechungen effizienter zu gestalten. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit, das Festlegen klarer Ziele und eine sorgfältige Planung des Ablaufs können Besprechungen produktiver und stressfreier für alle Beteiligten werden.
Meetings produktiver machen: Kosten senken, Stress reduzieren!
Besprechungen sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags, sei es im Besprechungsraum oder per Videokonferenz. Allerdings fühlen sich die Teilnehmer oft gestresst und empfinden sie als kosten- und zeitaufwendig. Dies liegt daran, dass häufig nicht klar ist, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel verfolgt wird. Während einer Videokonferenz erledigen viele Teilnehmer nebenbei andere Aufgaben und nehmen dadurch nicht aktiv am Geschehen teil. Die investierte Zeit wird im Nachhinein als verschwendet betrachtet und kann zu Stress führen.
Um Zeit und Geld zu sparen, sollten die Anzahl und der Ablauf von Besprechungen im Betrieb regelmäßig überprüft und optimiert werden. Die BG ETEM hat nützliche Tipps für Organisatoren von Meetings, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen effektiver und effizienter zu gestalten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Um effiziente Meetings zu gewährleisten, sollten Organisatoren regelmäßig die Notwendigkeit von Besprechungen in Frage stellen. Ist ein Meeting wirklich erforderlich oder könnte das Thema auch per E-Mail geklärt werden? Oft sind umfangreiche und genau terminierte Besprechungen nicht notwendig und Mitzuteilendes lässt sich einfach schriftlich festhalten. Eine weitere Überlegung ist, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung, bei der Teilnehmer möglicherweise weit reisen müssen, wirklich notwendig ist oder ob eine Videokonferenz ausreicht
- Die Festlegung von Zielen ist ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung einer Besprechung. Durch eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen können die Teilnehmer sich optimal auf das Meeting vorbereiten und somit zu einer produktiven Diskussion mit konstruktiven Ergebnissen beitragen
- Um gemeinsame Entscheidungen effektiv zu treffen, sollten alle relevanten Personen zur Besprechung eingeladen werden. Es ist jedoch wichtig, die Liste der Eingeladenen kritisch zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur diejenigen teilnehmen, die einen direkten Beitrag zum Thema leisten können. Den Nicht-Eingeladenen sollte vermittelt werden, dass ihre Abwesenheit nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist, sondern darauf, dass ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, um die Produktivität der Besprechung zu steigern
- Um sicherzustellen, dass ein Meeting mit einer umfangreichen Tagesordnung effektiv ist, sollte der Ablauf sorgfältig geplant werden. Ein pünktlicher Start, eine klare Moderation und eine exakte Zeitplanung verhindern, dass sich die Teilnehmer an wenigen Punkten festbeißen und das Meeting unnötig in die Länge zieht
- Um sicherzustellen, dass die Ergebnisse einer Besprechung nicht verloren gehen, ist es ratsam, ein detailliertes Protokoll zu erstellen und es allen Teilnehmern zukommen zu lassen. Darüber hinaus sollten eventuelle Arbeitsaufträge klar definiert und an die entsprechenden Personen verteilt werden, um eine effektive Umsetzung der besprochenen Punkte zu gewährleisten
Eine effektive Besprechung ist ein Schlüssel zum Erfolg. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings und eine klare Definition von Zielen können diese effizienter gestaltet werden. Eine gezielte Einladung der relevanten Personen und eine sorgfältige Planung des Ablaufs ermöglichen es, die Zeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer optimal zu nutzen. Die Dokumentation der Ergebnisse und die Vergabe von konkreten Aufträgen stellen sicher, dass das Besprochene nicht in Vergessenheit gerät. Die Umsetzung dieser Tipps der BG ETEM führt zu einer effektiveren Zusammenarbeit und einem gesteigerten Unternehmenserfolg.
Indem diese Maßnahmen umgesetzt werden, eröffnen sich Möglichkeiten, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Meetings können zu produktiven und zielgerichteten Austauschplattformen werden, anstatt Zeit und Energie zu verschwenden.
